OK - proszę mi podać jak w/w formularz ma wyglądać
Jakie ma mieć konkretne pola? I w jaki sposób mają być prezentowane dane.

Chociaż jak się tak zastanowić to może zrobić jeszcze inaczej - skoro jest kilka osób, które zgłosiły do redakcji to może poprostu niech one opracują wzór wpisu, który potem ma być bezwględnie przestrzegany - dodatkowo np. sposób jego zapisu przykład:

Bezkręgowce Bieszczadów Zachodnich ze szczególnym uwzględnieniem Bieszczadzkiego Parku Narodowego, Cz. II,
red. Pawłowski J., Monografie Bieszczadzkie,
Tom VIII,
Ośr. Nauk.-Dydakt. BdPN, Ustrzyki Dolne 2000,
ISBN 83-88505-05-X

(Gdzie znaczenie ma kolejność zapisu w liniach oraz ich formatowanie)

Osoby te - redaktorzy - następnie będą dbały o integralność bazy wpisów tak by nie zrobił się bałagan wraz ze wzrostem ilości wpisów.

Patrząc obiektywnie do tego najlepiej nadawałby się system w rodzaju katalogu, a nie samo forum.

Przykład katalogu na bazie którego możnaby zrobić taką bibliografię:
http://dmoz.org/World/Polska/